Mampu mengelola sebuah organisasi secara efektif, tentu menjadi tantangan bagi setiap manajemen perusahaan.
Karena baik-buruknya kinerja perusahaan akan tercermin dari efektivitas organisasinya, semakin efektif pengelolaan, akan semakin baik kinerja perusahaan.
Namun tantangan bagi tim manajemen, baik itu manajemen bisnis maupun manajemen SDM, untuk mewujudkan organisasi yang efektif, tentu tidak mudah.
Dalam artikel ini akan dibahas lebih dalam tentang keefektifan organisasi beserta pilar-pilarnya, dan bagaimana langkah meningkatkan efektivitas tersebut. Silakan disimak sampai akhir!
Apa Itu Keefektifan Organisasi?
sunartha.co.id
Terkadang dalam menjalankan perusahaan, manajemen akan dihadapkan pada dilema antara meningkatkan efektivitas atau meningkatkan kualitas.
Karena meningkatkan efektivitas berarti akan melakukan efisiensi dalam banyak hal, seperti penggunaan sumber daya, penghematan biaya, mempersingkat waktu kerja, dan sebagainya.
Hal tersebut, jika tidak dikelola dengan seimbang, bisa malah menurunkan kualitas kerja perusahaan. Di situlah pentingnya keseimbangan antara peningkatan efektivitas dan kualitas.
Keseimbangan antara penggunaan sumber daya yang optimal, pencapaian hasil yang signifikan, dan pemenuhan ekspektasi pemangku kepentingan, merupakan makna dari keefektifan organisasi.
Keefektifan organisasi bukan hanya tentang pencapaian target efisiensi, tapi bagaimana perusahaan memastikan bahwa proses yang dilakukan terukur, transparan, dan mampu memberikan nilai tambah.
Misalnya, penggunaan teknologi modern dan strategi manajemen yang tepat dapat membantu organisasi bekerja lebih cepat dan efisien sambil tetap mempertahankan standar kualitas yang tinggi.
Keefektifan organisasi adalah pondasi bagi pertumbuhan yang berkelanjutan, penerapannya mampu membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan, dan seluruh ekosistem bisnisnya.
Pilar Utama Keefektifan Organisasi
cumanagement.com
Sebagai pondasi bagi perusahaan, keefektifan organisasi memiliki tiga pilar utama yang saling mendukung satu dengan yang lain.
Ketiga pilar tersebut berfungsi untuk memastikan organisasi dapat berjalan secara efisien, memenuhi target, dan tetap up to date di tengah perubahan ekosistem bisnis. Ketiganya adalah sebagai berikut:
Struktur yang Jelas
Struktur yang jelas adalah pondasi pertama dalam keefektifan organisasi. Setiap individu harus memahami posisinya dalam struktur perusahaan, serta tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
Struktur yang jelas akan membantu mencegah terjadinya tumpang tindih tanggung jawab atau sebaliknya, kekosongan fungsi.
Kejelasan struktur juga dapat membantu operasional berjalan lebih lancar, serta memudahkan setiap individu untuk mengetahui perannya dan bagaimana kontribusinya dapat berperan bagi perusahaan.
Komunikasi yang Efektif
Selain kejelasan struktur, komunikasi yang efektif juga merupakan salah satu pilar keefektifan organisasi.
Pilar ini berfungsi untuk memastikan informasi yang diperlukan tersedia secara tepat waktu dan transparan.
Komunikasi yang dimaksud, tidak hanya melibatkan penyampaian informasi, tetapi juga mendukung sarana dan prasarana yang memudahkan setiap individu memberikan masukan dan diskusi.
Dengan komunikasi yang terbuka, setiap individu perusahaan dapat bekerja dengan pemahaman yang sama dan membuat keputusan yang lebih baik.
Peningkatan Berkelanjutan
Pilar ketiga yang harus dibangun sebagai pondasi keefektifan organisasi adalah peningkatan berkelanjutan. Pilar ini dapat memberi kemampuan perusahaan untuk terus berkembang.
Peningkatan harus jadi komitmen perusahaan terhadap inovasi dan perbaikan, sehingga bisa cepat menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan pasar, teknologi baru, dan tantangan operasional.
Ketika perusahaan berkomitmen terhadap peningkatan berkelanjutan, maka evaluasi rutin atas proses yang berjalan, mutlak harus dilakukan.
Tidak akan ada peningkatan tanpa evaluasi, dengan melakukan evaluasi, perusahaan dapat menemukan area-area yang membutuhkan peningkatan, serta cara untuk mengatasinya.
Langkah Meningkatkan Keefektifan Organisasi
osccdn.medcom.id
Agar bisa meningkatkan keefektifan organisasi, dibutuhkan tahapan langkah sistematis yang mencakup hal-hal berikut:
- Audit. Langkah pertama adalah melakukan audit terhadap sistem yang telah berjalan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan area yang memerlukan perbaikan. Audit dapat membantu perusahaan memahami efisiensi dan efektivitas proses yang berjalan saat ini, serta menemukan peluang untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
- Menetapkan target. Setelah audit terpenuhi, tetapkan target kualitas yang ingin dicapai secara detil. Target ini harus spesifik, terukur, realistis, relevan, dan berbatas waktu (deadline). Dengan menetapkan target yang jelas, perusahaan dapat mengarahkan sumber dayanya secara optimal untuk mencapai hasil yang diinginkan, tanpa harus mengorbankan kualitas.
- Melibatkan tim. Target harus dicapai dengan tim yang solid, karena itulah manajemen harus mampu melibatkan seluruh individu dalam perusahaan sebagai kesatuan tim. Karyawan yang terlibat langsung dalam operasi sehari-hari seringkali memiliki wawasan berharga tentang tantangan dan peluang yang ada. Libatkanlah mereka dalam perencanaan dan pelaksanaan perbaikan, sehingga manajemen tidak hanya akan memperoleh solusi yang lebih praktis tetapi juga bisa membangun rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.
- Pengawasan dan evaluasi. Langkah terakhir adalah melakukan pengawasan dan evaluasi secara rutin terhadap proses yang berjalan. Seluruh tahapan langkah sebelumnya akan jadi sia-sia jika tidak diawasi dan dievaluasi. Langkah ini juga akan membantu menemukan kesalahan atau penyimpangan dalam proses yang berjalan, sekaligus memudahkan dalam menentukan solusi yang tepat atas kesalahan dan penyimpangan tersebut.
Dengan menerapkan langkah-langkah di atas secara konsisten, perusahaan dapat terus meningkatkan efektivitas operasionalnya, memastikan kualitas yang tinggi, sekaligus menjaga daya saing di pasar.
